Vào những năm gần đây thị trường vận tải, kho bãi và giao nhận Việt Nam đã cho thấy sự phát triển bùng nổ của các dịch vụ Logistics. Đi kèm theo đó, các doanh nghiệp sản xuất trong nước đã nhận thức được rằng các công đoạn trong logistics sẽ là hướng phát triển tất yếu trong việc hoàn thiện khâu tổ chức quản lý chuỗi cung ứng, là yếu tố quan trọng góp phần hạ giá thành sản phẩm.
Dự đoán trước được sự chuyển biến mạnh mẽ của thị trường logistics tại Việt Nam, kể từ năm 2000 trở về đây VINAFCO LOGISTICS đã đầu tư hàng loạt hệ thống kho bãi quy mô và đạt tiêu chuẩn hiện đại tại 2 Trung tâm : Trung Tâm Tiếp Vận Tiên Sơn với diện tích hơn 35.000m2 tại KCN Tiên Sơn - Bắc Ninh và Trung Tâm Tiếp Vận Bạch Đằng hơn 10.000m2 tại Hà Nội.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, lãnh đạo Công ty đã có chủ trương tiếp cận với những khách hàng chuyên nghiệp. Thông qua đó, VINAFCO LOGISTICS được cọ sát với cách tổ chức, quản lý chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao từ các đối tác và đã trưởng thành mạnh mẽ qua thời gian ngắn hoạt động. Điều đáng nói nhất là việc Công ty đã đàm phán, ký kết và thực hiện thành công các hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics với các khách hàng lớn, yêu cầu dịch vụ cao, điển hình như:
· Công ty TNHH Dutch Lady Việt Nam ( Sữa Cô Gái Hà Lan ).
· Công ty TNHH Dầu Nhớt Exxonmbil Việt Nam.
· Công ty TNHH Nestle Việt Nam .
· Công ty TNHH Sơn ICI Việt Nam.
· Công ty TNHH Honda Việt Nam .
· Công ty TNHH Yamaha Việt Nam .
· ...
Với phương châm “ Sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ là mục tiêu phấn đấu của Công ty ”, VINAFCO LOGISTICS đã được khách hàng đánh giá rất cao về chất lượng dịch vụ..
Trong thời kỳ Việt Nam hội nhập và mở cửa, dịch vụ logistics luôn luôn có xu thế biến động và không ngừng được cải tiến chất lượng dịch vụ nhằm tìm ra các giải pháp tối ưu nhất với phương châm “ hạ giá thành dịch vụ nhưng vẫn luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ ”. VINAFCO LOGISTICS đã không ngừng tìm tòi các giải pháp nhằm hướng tới việc hoàn thiện tất cả các quy trình, công đoạn trong việc cung ứng dịch vụ logistics cho khách hàng và như vậy VINAFCO LOGISTICS đã, đang hướng tới một quy trình đó là giao hàng từ kho ( distribution centre/warehouse/depot ) đến các nhà phân phối ( Shops/agents/distributors...) với phương châm “ Liên tục nghiên cứu cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo việc giao hàng đúng giờ , an toàn hàng hoá ”.
Hiện nay VINAFCO LOGISTICS đã áp dụng cho mô hình 3PL (Third Party Logistics) trọn gói được thực hiện theo quy trình các bước như sau:
1. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng qua hệ thống điện thoại/Email/Fax…công việc được thực hiện bởi các nhân viên C/s ( Customer Service Agents) chuyên nghiệp .
2. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng yêu cầu (sales order), nhân viên C/s tiến hành xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp (BPCS, WMS…).
3. Chuyển đơn gom hàng (picking list) cho bộ phận kho và bộ phận vận tải.
a. Bộ phận kho nhận lệnh gom hàng sẽ tiến hành gom hàng và xác nhận tình trạng thực tế chắc chắn của đơn hàng có thể được giao hay không , báo cáo lại cho bộ phận C/s để tiến hành in hoá đơn.
b. Bộ phận vận tải nhận lệnh gom hàng và tiến hành các hoạt động điều phối vận tải/ sắp xếp phương tiện cho việc vận chuyển hàng hoá.
4. Sau khi nhận được xác nhận từ kho, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ in hoá đơn và chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng ra khỏi kho.
5. Tuỳ theo phương thức giao hàng :
a. Khách hàng tự đến lấy ( Self Pick Up)
b. Giao hàng ra các bến xe trung chuyển ( Bus station)
c. Giao hàng đến các đại lý hoặc trực tiếp tới người tiêu dùng.
Có thể thấy rằng việc xử lý các đơn hàng để có thể giao hàng đến các đại lý /nhà phân phối là công việc cực kỳ phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, với sự phối hợp nhuần nhuyễn, đồng bộ của nhiều người, nhiều bộ phận…
Để tránh tình trạng giao hàng chậm và thiếu chính xác cho khách hàng, VINAFCO LOGISTICS đã nhìn nhận ra trước được từng công đoạn quan trọng dễ xẩy ra và chủ động cải tiến các quy trình thực hiện. Đồng thời các mắt xích trong công đoạn này đã được tính toán và hoạch định từng thời lượng chính xác, mỗi công đoạn đều có gắn liền với từng chức danh công việc cụ thể. Để tiết kiệm tối đa thời gian hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hoá, tránh giờ cao điểm cấm ôtô, các tuyến đường cấm , VINAFCO LOGISTICS tổ chức linh hoạt mô hình phương tiện vận chuyển kết hợp cả ôtô tải và vận chuyển bằng xe máy.
Quy trình giao hàng từ kho phân phối đến các đại lý như sơ đồ 2:
Mục đích: chỉ rõ cho các đối tượng nhận biết được trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng hoá. Việc hiểu rõ, cũng như thực hiện đúng hướng dẫn này sẽ mang lại kết quả tối ưu cho công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ 3PL.
Để áp dụng tốt được dịch vụ 3PL, Ban Giám Đốc đã đầu tư thời gian và kinh phí trong việc tiến hành tổ chức các lớp đào tạo về nghiệp vụ và trình độ chuyên môn cho tất cả các đối tượng tham gia vào hoạt động của chuỗi cung ứng theo các hình thức như tự đào tạo , mời giảng viên từ các trường đại học về giảng dậy, cho đến việc cử nhân viên tham dự các khoá học nghiệp vụ của các trường đào tạo trong nước và quốc tế giảng dậy tại Việt Nam …VINAFCO LOGISTICS hiểu rằng chỉ có thông qua con đường đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ, Công ty mới có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và gắn bó với Công ty, không làm phụ lòng tin của khách hàng.
Hy vọng trong một tương lai gần, VINAFCO LOGISTICS sẽ trở thành một đối tác quan trọng, một người bạn đồng hành của các nhà sản xuất trong và ngoài nước ở lĩnh vực logistics trên con đường hội nhập và phát triển ./.
( Bạn đọc có thể tham khảo bài viết của VINAFCO LOGISTICS về Dịch vụ 3PL do công ty cung cấp thể hiện chi tiết và đầy đủ hơn trên báo CHỦ HÀNG VIỆT NAM /Vietnam shipper - đăng tháng 6-2006, được đánh giá là một trong những chủ hàng thành công nhất trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam)
